Aviso de Privacidad

1. Datos personales que podemos recabar

SPECTER puede recabar datos personales de prospectos, clientes, representantes de negocios, usuarios autorizados, contactos comerciales, proveedores, colaboradores, visitantes del sitio web y personas que interactúen con nuestros canales digitales.

Los datos pueden ser recabados directamente por formularios, WhatsApp, llamadas, correo electrónico, redes sociales, reuniones, demos, páginas web, integraciones autorizadas, contratos, propuestas, sistemas conectados o herramientas utilizadas para operar los servicios.

Los datos personales que podemos recabar incluyen:

• Nombre completo.
• Nombre comercial o razón social del negocio.
• Cargo, puesto o función dentro del negocio.
• Teléfono.
• Correo electrónico.
• Ciudad, estado, país o zona de operación.
• Canal de contacto.
• Información necesaria para preparar propuestas, cotizaciones, contratos, demos o seguimiento comercial.
• Información sobre productos, servicios, horarios, citas, reservaciones, inventarios, procesos internos, reportes, atención al cliente o flujo operativo del negocio.
• Mensajes enviados por WhatsApp, Facebook, Instagram, sitio web, formularios, correo, llamadas u otros canales conectados.
• Información necesaria para configurar agentes de IA, flujos de automatización, bases de conocimiento, integraciones, calendarios, hojas de cálculo, CRM, reportes, formularios, inventarios, webhooks, APIs o sistemas autorizados por el cliente.
• Datos técnicos básicos como fecha, hora, canal de origen, identificadores de conversación, estado del caso, logs operativos, registros de ejecución, historial de configuración y registros de soporte.
• En servicios que incluyan voz, llamadas, asistente conversacional, transporte privado, tracking o ubicación, podrán tratarse datos como audio, transcripciones, ubicación aproximada o precisa, origen, destino, ruta, hora, estado del viaje, ETA e interacciones del usuario, únicamente cuando estas funciones formen parte del servicio contratado o solicitado.

SPECTER no solicita datos personales sensibles de forma intencional para la operación normal de sus servicios. Si por la naturaleza de un proyecto llegara a ser necesario tratar datos personales sensibles, se solicitará el consentimiento correspondiente cuando legalmente proceda y se limitará el tratamiento a lo estrictamente necesario.

2. Finalidades principales del tratamiento

Los datos personales serán utilizados para finalidades necesarias relacionadas con la prestación de nuestros servicios, incluyendo:

• Contactar a prospectos, clientes o representantes de negocios interesados en SPECTER.
• Preparar, enviar y dar seguimiento a cotizaciones, propuestas, demos, contratos, facturación y servicios contratados.
• Crear, configurar, probar, operar, mantener y mejorar agentes de IA personalizados.
• Desarrollar, configurar o mantener páginas web, web apps, flujos de automatización, sistemas operativos, dashboards, bases de datos, integraciones y herramientas digitales.
• Atender mensajes relacionados con ventas, reservaciones, servicio al cliente, inventario, reportes, soporte, citas, pedidos, consultas, quejas o seguimiento operativo.
• Registrar información necesaria para seguimiento comercial, técnico, administrativo u operativo.
• Generar reportes, resúmenes, alertas, notificaciones internas y registros de actividad autorizados.
• Integrar herramientas autorizadas por el cliente, como WhatsApp, Facebook, Instagram, website, Google Calendar, Google Sheets, CRM, correo electrónico, formularios, bases de datos, n8n, APIs, plataformas de IA, sistemas administrativos u otras herramientas conectadas.
• Dar soporte técnico, mantenimiento, correcciones, pruebas, auditorías, mejoras, diagnóstico de errores y ajustes al sistema.
• Documentar solicitudes, configuraciones, cambios, aprobaciones, errores, incidencias y decisiones operativas relacionadas con el servicio.
• Cumplir obligaciones contractuales, administrativas, fiscales, legales, regulatorias o de seguridad.
• Proteger la seguridad, continuidad y funcionamiento de los servicios de SPECTER.

3. Finalidades secundarias

SPECTER también podrá utilizar datos personales para finalidades secundarias que no son indispensables para prestar el servicio, tales como:

• Enviar información comercial sobre servicios, mejoras, nuevos agentes, módulos, productos o actualizaciones.
• Solicitar retroalimentación sobre demos, propuestas o servicios.
• Crear estadísticas internas de uso, rendimiento y mejora del sistema.
• Elaborar análisis comerciales o materiales de venta sin revelar datos personales identificables ni información confidencial del cliente.
• Documentar casos de uso o resultados generales de implementación de forma anonimizada, agregada o sin identificar directamente al cliente, salvo autorización expresa.

El titular puede oponerse al uso de sus datos para finalidades secundarias enviando una solicitud al correo agents@getspectercontrol.com.

4. Datos de clientes finales de negocios contratantes

Cuando SPECTER presta servicios a un negocio, puede procesar mensajes, solicitudes o datos de los clientes finales de ese negocio.

En esos casos, salvo que se indique expresamente lo contrario, SPECTER actúa como encargado del tratamiento respecto de los datos personales tratados por cuenta del negocio contratante.

El negocio contratante será responsable de:

• Contar con su propio aviso de privacidad.
• Informar a sus clientes finales sobre el tratamiento de sus datos.
• Obtener los consentimientos o autorizaciones necesarios.
• Garantizar que la información compartida con SPECTER sea lícita, correcta, autorizada, necesaria y actualizada.
• Definir sus propias políticas de atención, precios, disponibilidad, inventario, horarios, citas, cancelaciones, pagos, reembolsos, garantías, entregas, reservaciones y reglas comerciales.
• Responder frente a sus clientes finales por sus productos, servicios, decisiones comerciales y cumplimiento de obligaciones.

SPECTER procesará dichos datos únicamente para operar el servicio contratado, configurar agentes, responder mensajes, organizar información, generar reportes, preparar alertas, dar soporte o ejecutar integraciones autorizadas.

5. Responsabilidad del cliente sobre la información entregada

El cliente es responsable de proporcionar a SPECTER información correcta, completa, actualizada, autorizada y suficiente sobre su negocio, productos, servicios, precios, promociones, inventario, disponibilidad, horarios, políticas, garantías, cancelaciones, reembolsos, reservaciones, reglas internas, procesos comerciales y criterios de atención.

SPECTER configura y opera sus agentes de IA con base en la información, instrucciones, documentos, accesos y aprobaciones proporcionadas por el cliente.

Por lo tanto, SPECTER no será responsable por respuestas incorrectas, incompletas, desactualizadas o ambiguas derivadas de información errónea, incompleta, no autorizada, contradictoria o no actualizada por el cliente.

6. Uso de inteligencia artificial

SPECTER utiliza inteligencia artificial para analizar mensajes, detectar intención, clasificar solicitudes, responder preguntas, extraer datos, preparar resúmenes, generar reportes, organizar información, asistir en ventas, apoyar reservaciones, canalizar casos de servicio al cliente, registrar inventarios, revisar información operativa y ejecutar flujos de automatización.

Los agentes de IA de SPECTER son herramientas de asistencia operativa. No sustituyen revisión humana en decisiones legales, médicas, fiscales, financieras, laborales, de seguridad, pagos, cancelaciones, reembolsos, garantías, conflictos, reclamaciones graves o cualquier otro caso que requiera autorización expresa del negocio.

El cliente deberá definir rutas de escalación humana para casos sensibles, urgentes, conflictivos o que requieran criterio humano.

7. Funciones de voz, llamadas, ubicación y tracking

Cuando el servicio contratado incluya asistentes de voz, llamadas, grabaciones, transcripciones, ubicación en tiempo real, tracking, mapas, rutas, ETA, transporte privado o experiencias dentro de vehículos, SPECTER podrá tratar los datos necesarios para operar dichas funciones.

Estos datos pueden incluir:

• Audio o fragmentos de audio.
• Transcripciones.
• Comandos de voz.
• Identificadores de viaje o servicio.
• Ubicación aproximada o precisa.
• Origen y destino.
• Ruta.
• Fecha y hora.
• ETA.
• Estado del viaje.
• Datos del conductor, unidad o servicio, cuando aplique.
• Interacciones necesarias para operar, mejorar o documentar el servicio.

Cuando estas funciones se implementen dentro de la operación de un negocio contratante, dicho negocio será responsable de informar a sus usuarios finales y obtener las autorizaciones correspondientes cuando legalmente proceda.

8. Integraciones, proveedores y terceros tecnológicos

Para prestar sus servicios, SPECTER puede utilizar o conectarse con herramientas, plataformas, APIs, modelos de inteligencia artificial, servicios de mensajería, hosting, calendarios, mapas, bases de datos, CRM, correo electrónico, pasarelas de pago, formularios, automatizaciones, almacenamiento, análisis, monitoreo, seguridad y soporte de terceros.

Estos terceros pueden incluir, de forma enunciativa:

• Proveedores de inteligencia artificial.
• Plataformas de automatización.
• Servicios de mensajería y redes sociales.
• Proveedores de hosting, dominio, correo, almacenamiento y bases de datos.
• Calendarios, hojas de cálculo, CRM, dashboards y sistemas administrativos.
• Servicios de mapas, rutas, ubicación o tracking.
• Pasarelas de pago o enlaces de pago, cuando aplique.
• Herramientas de análisis, monitoreo, pruebas, seguridad y soporte.

SPECTER no controla la disponibilidad, políticas, precios, cambios técnicos, restricciones, suspensiones, interrupciones, errores, decisiones comerciales o condiciones de dichos terceros.

Las fallas o cambios de terceros podrán afectar temporal o permanentemente el funcionamiento de los servicios. SPECTER realizará esfuerzos razonables para revisar, ajustar o restablecer la operación dentro del alcance contratado.

9. Uso de datos provenientes de Meta, WhatsApp, Instagram, Facebook y Messenger

Cuando SPECTER preste servicios conectados a plataformas de Meta, podrá procesar datos provenientes de WhatsApp Business Platform, Facebook Pages, Facebook Messenger, Instagram Professional Accounts, Instagram Messaging, comentarios de Facebook, comentarios de Instagram, webhooks y APIs oficiales de Meta.

Estos datos podrán incluir mensajes, comentarios, identificadores de usuario, identificadores de página o cuenta, canal de origen, fecha y hora, estado de mensajes, respuestas generadas, datos técnicos y contenido necesario para operar ventas, reservaciones, atención al cliente, lectura de comentarios, respuestas, reportes internos y automatizaciones autorizadas.

SPECTER sólo utilizará estos datos para prestar el servicio contratado, operar integraciones autorizadas, responder solicitudes, clasificar intención, preparar resúmenes, generar reportes, dar soporte y mantener la operación del sistema.

SPECTER no vende datos provenientes de Meta ni los utiliza para crear perfiles publicitarios propios o bases de datos comerciales ajenas al servicio contratado.

Cuando SPECTER procese datos de clientes finales por cuenta de un negocio contratante, SPECTER actuará como encargado del tratamiento. El negocio contratante será responsable de contar con su propio aviso de privacidad, obtener autorizaciones necesarias, informar a sus usuarios finales y responder frente a sus propios clientes por sus productos, servicios, políticas y decisiones comerciales.

Puedes solicitar la eliminación de estos datos en data-deletion.html y consultar los detalles en la Política de Uso de Datos de Meta.

10. Accesos, credenciales y permisos

Para configurar u operar los servicios, SPECTER podrá requerir accesos, credenciales, tokens, claves API, cuentas, usuarios, permisos o autorizaciones a sistemas del cliente o de terceros.

SPECTER solicitará únicamente los accesos necesarios para prestar el servicio contratado.

El cliente es responsable de administrar sus propias cuentas, usuarios, contraseñas, métodos de autenticación, permisos, dispositivos, redes, cuentas conectadas y personal autorizado.

El cliente deberá revocar, actualizar o limitar accesos cuando termine la relación comercial, cuando cambie el personal autorizado o cuando exista riesgo de seguridad.

SPECTER no será responsable por incidentes derivados de accesos concedidos por el cliente, dispositivos comprometidos, credenciales compartidas indebidamente, errores humanos del cliente, permisos excesivos otorgados por el cliente o incumplimiento de instrucciones de seguridad.

11. Transferencias y comunicaciones de datos

SPECTER no vende datos personales.

Los datos personales podrán compartirse únicamente cuando sea necesario para:

• Prestar el servicio contratado.
• Operar integraciones autorizadas.
• Ejecutar automatizaciones, reportes, notificaciones o flujos configurados.
• Dar soporte técnico.
• Cumplir obligaciones contractuales, fiscales, administrativas, legales o regulatorias.
• Atender requerimientos de autoridades competentes.
• Proteger derechos, seguridad, infraestructura o continuidad operativa.
• Utilizar proveedores tecnológicos necesarios para el funcionamiento de los servicios.

Cuando sea posible, SPECTER limitará la información compartida a lo estrictamente necesario para cumplir la finalidad correspondiente.

12. Conservación, bloqueo y eliminación de datos

SPECTER conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en este aviso, prestar el servicio, mantener registros administrativos, dar soporte, documentar configuraciones, cumplir obligaciones legales o fiscales, resolver incidencias, atender reclamaciones o proteger la continuidad operativa.

Como regla general:

• Los datos de prospectos podrán conservarse mientras exista una relación comercial potencial o interés legítimo de seguimiento.
• Los datos de clientes podrán conservarse durante la relación contractual y por el periodo adicional necesario para soporte, auditoría, cumplimiento, defensa legal o responsabilidades derivadas del servicio.
• Los registros técnicos, logs, configuraciones y datos de ejecución podrán conservarse durante el tiempo necesario para seguridad, diagnóstico, soporte, mejora del servicio o documentación operativa.
• Los datos de prueba, accesos temporales, archivos no necesarios o información que ya no sea útil podrán eliminarse, anonimizarse o bloquearse conforme al cierre del proyecto o a solicitud válida del cliente, salvo obligación legal, contractual, fiscal, técnica o de seguridad.

Cuando la información ya no sea necesaria, SPECTER podrá eliminarla, anonimizarla, bloquearla o conservarla únicamente cuando exista una razón legal, contractual, fiscal, técnica o de seguridad.

13. Seguridad de la información

SPECTER implementará medidas razonables de seguridad administrativas, técnicas y operativas para proteger los datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción, acceso no autorizado, divulgación o uso indebido.

Estas medidas pueden incluir:

• Separación de información por cliente.
• Control de accesos.
• Revisión de permisos.
• Uso limitado de credenciales.
• Registro de configuraciones y cambios.
• Restricción de acceso a información sensible.
• Uso de herramientas seguras de automatización, almacenamiento y comunicación.
• Eliminación, anonimización o limitación de datos innecesarios.
• Revisión de incidentes, errores o configuraciones críticas.
• Buenas prácticas de seguridad en integraciones y flujos automatizados.

Ningún sistema digital puede garantizar seguridad absoluta. La seguridad del servicio también depende de las prácticas del cliente, incluyendo el manejo de usuarios, contraseñas, dispositivos, redes, permisos, cuentas conectadas y personal autorizado.

14. Cookies y tecnologías similares

El sitio web de SPECTER puede utilizar cookies, píxeles, etiquetas, scripts o tecnologías similares para mejorar la experiencia del usuario, analizar funcionamiento, medir tráfico, recordar preferencias, dar seguimiento a formularios, campañas o solicitudes, y mejorar la seguridad o rendimiento del sitio.

El usuario puede desactivar cookies desde la configuración de su navegador, aunque esto puede afectar algunas funciones del sitio.

15. Derechos ARCO

El titular de los datos personales puede ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición respecto de sus datos personales.

Para ejercer estos derechos, deberá enviar una solicitud al correo: agents@getspectercontrol.com

La solicitud deberá incluir:

• Nombre del titular.
• Medio para recibir respuesta.
• Descripción clara del derecho que desea ejercer.
• Datos personales respecto de los que solicita acceso, rectificación, cancelación u oposición.
• Cualquier elemento que ayude a localizar los datos.
• Documento que acredite identidad o representación legal, cuando sea necesario.

En caso de rectificación, el titular deberá indicar la modificación solicitada y aportar la documentación que sustente su petición cuando corresponda.

SPECTER responderá conforme a los plazos y procedimientos previstos por la legislación aplicable.

16. Revocación del consentimiento y limitación de uso

El titular puede revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales cuando legalmente proceda.

También puede solicitar que sus datos no sean utilizados para finalidades secundarias, comerciales o promocionales.

La revocación o limitación no tendrá efectos retroactivos y podrá no proceder cuando los datos sean necesarios para cumplir obligaciones legales, contractuales, fiscales, administrativas, técnicas, de seguridad o para la defensa de derechos.

Las solicitudes podrán enviarse a: agents@getspectercontrol.com

17. Menores de edad

Los servicios de SPECTER están dirigidos a negocios, representantes comerciales y personas mayores de edad con capacidad para contratar servicios profesionales.

SPECTER no busca recabar datos de menores de edad de manera intencional.

Si se detecta información de menores sin autorización o sin necesidad operativa, SPECTER podrá eliminarla, bloquearla o limitar su tratamiento según corresponda.

18. Confidencialidad de información empresarial

Además de datos personales, SPECTER puede recibir información operativa, comercial, técnica o estratégica de negocios contratantes, incluyendo documentos internos, procesos, precios, inventarios, flujos de venta, calendarios, reportes, bases de conocimiento, integraciones, reglas de atención, credenciales o información de clientes finales.

SPECTER tratará dicha información de forma confidencial y únicamente para los fines autorizados en el servicio contratado.

El cliente deberá indicar de forma clara cuando cierta información requiera manejo especial, acceso limitado o restricciones adicionales.

19. Cambios al Aviso de Privacidad

SPECTER podrá modificar este Aviso de Privacidad por cambios legales, operativos, comerciales, tecnológicos, de seguridad o por actualización de sus servicios.

Cualquier cambio será publicado en el sitio web oficial de SPECTER o comunicado por los medios que correspondan.

El uso continuo de los servicios después de publicada una actualización implica conocimiento del aviso vigente, sin perjuicio de los derechos que correspondan al titular.

20. Contacto

Para dudas, solicitudes o aclaraciones relacionadas con este Aviso de Privacidad, puedes contactar a SPECTER en:

• Correo de privacidad: agents@getspectercontrol.com
• Sitio web: getspectercontrol.com
• Domicilio: [CIUDAD, ESTADO]
• Responsable o área de privacidad: [NOMBRE COMPLETO DEL RESPONSABLE] / Área de Privacidad SPECTER